Au cours de mes études, aussi bien au cégep/collège qu’à l’université, j’ai été surprise de constater à quel point Microsoft Word est utilisée de façon approximative. Je ne parle même pas des opérations plus complexes, mais simplement des fonctionnalités de base que la plupart des gens – les étudiants au même titre que n’importe qui d’autres – choisissent de laisser de côté parce qu’ils trouvent le tout trop compliqué ou parce qu’ils ignorent tout bonnement qu’il est possible de faire une telle chose. J’ai été surprise, mais à bien y réfléchir, ça n’a rien de surprenant. Si ce n’était de mon Diplôme d’études professionnelles en Secrétariat, dans le cadre duquel j’ai suivi un cours pratique sur l’usage du logiciel Microsoft Word, je serais dans le même bateau que tout le monde.
Tout cela pour expliquer ce qui m’a poussé à créer une série de didacticiels Microsoft Word. Ces didacticiels (tutorials) porteront chacun sur une fonction différente du logiciel et prendront la forme de petits guides pour une utilisation simple de Microsoft Word.
Ce premier didacticiel porte sur les sauts de page, et plus précisément sur les sauts de page les plus communs, car il s’agit d’une fonction incroyablement utile, mais que trop peu utilisent.
Comment je sais que peu l’utilisent? Eh bien, mes années d’études et les nombreux travaux d’équipe qui les ont ponctuées ainsi que mes expériences au travail me l’ont indubitablement montré. Par exemple, dans des scénarios comme ceux-ci :
Le saut de page de base
SCÉNARIO #1
Vous êtes un étudiant et vous préparez la mise en page de votre travail final. L’un des sous-titres dudit travail arrive à la fin d’une page et le paragraphe qui l’accompagne commence sur l’autre page.
Vous savez que vous ne pouvez pas laisser cela ainsi, car vos professeurs vous ont dit et répété qu’un titre ne pouvait pas être laissé tout seul comme ça sur une page. Vous faites « Enter » pour faire « descendre » le SOUS-TITRE sur la page suivante avec le texte qui lui est lié. Mais bon, vous continuez à jouer dans votre document et sa mise en page. Vous changez quelques petits trucs dans le texte qui précède le SOUS-TITRE, ce qui décale tout le reste du texte. Vous vous retrouvez avec un gros espace au début de la page de votre SOUS-TITRE. Vous enlevez l’espace. Vous faites de nouvelles modifications, vous êtes de retour à la case départ : le SOUS-TITRE est seul à la fin d’une page. Refaites « Enter » en espérant de plus fire de modifications au document…
SCÉNARIO #2
Vous avez terminé votre texte quand vous vous rappeler que votre enseignant vous a spécifié que l’introduction et la conclusion doivent avoir leur propre page. À la fin de votre introduction, vous faites plusieurs fois Enter pour que le texte de la première partie commence sur la page suivante.
En vous relisant, vous choisissez de couper une ou deux phrases à l’introduction. Tout le texte de la première partie « remonte » dans la première page. Un ou deux Enter de plus et le texte retourne à sa place. Mais vous faites une dernière lecture avant la remise et cette fois vous ajoutez quelques phrases. Le texte de la première partie est maintenant décalé vers le bas, laissant un gros espace au début de la première page de contenu. Il faut l’enlever. Delete. Enter. Delete. Enter…
Vous auriez pu vous sauver beaucoup de temps, de Enter et de Delete si vous aviez utilisé un simple saut de page. Le saut de page de base, celui qui serait tout à fait adéquat ici, se trouve dans l’onglet INSERTION du logiciel Word. Le troisième icône sous l’onglet est le Saut de page.
- Onglet INSERTION
- Menu, première section, « Pages »
- Icône « Saut de page »
Vous pouvez aussi le trouver, avec les autres types de sauts de page, dans l’onglet MISE EN PAGE > Icône Sauts de pages > Section Sauts de page > Page.
- Onglet MISE EN PAGE
- Menu, première section, « Mise en page »
- Icône « Sauts de pages »
- Section « Sauts de page »
- Icône « Page »
Vous appliquez le saut de page et le texte après le saut va immédiatement passer à la prochaine page. Si vous ajoutez du texte avant le saut, cela n’affectera pas le placement du texte sur l’autre page.
Il faut noter que la page suivant le saut de page de base reproduit automatiquement la mise en page des pages qui précèdent le saut. Par exemple, si vous avez un pied de page avec des numéros de page, la page après le saut arborera le numéro de page suivant.
La plupart du temps, c’est exactement ce que l’on veut. Cependant, il y a des cas où on ne veut pas avoir la même mise en page.
Le saut de section
SCÉNARIO #3
Vous terminez votre conclusion, vous appliquez un saut de page pour renvoyer la BIBLIOGRAPHIE sur la page suivante. La BIBLIOGRAPHIE affiche un numéro de page, mais vous savez que, par convention, une bibliographie n’est pas numérotée. Vous supprimez le numéro de page dans le pied de page de la BIBLIOGRAPHIE, mais vous vous rendez compte que cela enlève tous les numéros de page dans le document. C’est que vous devez utiliser un saut de section.
Ce type de saut se trouve dans l’onglet MISE EN PAGE > Icône Sauts de pages > Section Sauts de section > Page suivante.
- Onglet MISE EN PAGE
- Menu, première section, « Mise en page »
- Icône « Sauts de pages »
- Section « Sauts de section »
- Icône « Page suivante »
Vous appliquez le saut de section. Le pied de page reproduit est « Identique au précédent ».
Vous pouvez le Dé-« Lier au précédent ». Pour désactiver le lien, cliquez sur le pied de page (ou l’en-tête, si vous mettez vos numéros de page dans le haut de la page). Un nouveau menu va apparaître en haut. Dans « Navigation », cliquez sur « Lier au précédent » (qui devrait être surligné si actif) pour désactiver le lien. Une fois le pied de page délié, vous pouvez supprimer le numéro de page de la nouvelle section sans affecter les numéros des autres pages.
- Saut de section
- Pied de page/en-tête
- Section « Navigation »
- Désactiver « Lier au précédent »
- Supprimer le numéro dans le pied de page/en-tête (ou tout autre élément que vous ne voulez pas reproduire dans le pied de page/en-tête de la nouvelle section)
Si vous portez attention aux photos des menus que je vous ai présentées, vous aurez remarqué qu’il existe plusieurs autres types de sauts de page. Toutefois, ces derniers sont moins typiquement employés. Comme cette série se veut un guide Microsoft Word pour une utilisation simple et efficace, je ne m’attarderai pas à ces autres sauts.
Sinon, j’espère que ce didacticiel sur l’usage des sauts de page dans Microsoft Word vous facilitera la vie et vous épargnera du temps en ce qui concerne la mise en page. Si quelque chose ne vous apparaît pas clair, n’hésitez pas à laisser votre question en commentaire et il me fera plaisir de vous répondre.