Cela peut paraître superflu de s’attarder à la mise en forme de paragraphes dans Microsoft Word; elle peut sembler, de l’extérieur, comme une fonctionnalité couramment et facilement maîtrisée. Pourtant, en dehors des bases – c’est-à-dire ce qui est accessible à travers les icônes raccourcis affichés dans l’onglet ACCUEIL, section « Paragraphe » – de nombreuses personnes ignorent les possibilités offertes par le logiciel en ce qui concerne la mise en forme de texte.
Alignement
Alignement du texte
Passons rapidement sur le plus simple, l’alignement du texte. Microsoft Word offre quatre types d’alignement, lesquels sont disponibles à travers des icônes raccourcis dans la section Paragraphe. Ils apparaissent dans cet ordre :
- Alignement à gauche
- Alignement à droite
- Alignement centré
- Alignement justifié
L’alignement centré est bien entendu utilisé quand on veut centrer un ou des éléments du texte, par exemple quand on fait une page de présentation pour un travail scolaire. Sinon, si vous désirez formater votre texte d’une manière formelle, pour une présentation professionnelle, vous éviterez généralement l’emploi de l’alignement à droite, mais aussi l’alignement à gauche.
Niveau hiérarchique
Je ne m’attarderai pas au« Niveau hiérarchique », car il s’agit d’une fonction plus avancée selon moi et peu de gens se donnent la peine de l’utiliser, excepté pour un document comportant un nombre vraiment important de pages. Sachez seulement que cela sert à différencier les titres et sous-titres (Titre, Titre 1, Titre 2, Titre 3, Sous-titre, etc.) du texte « normal ».
Texte justifié
En effet, lorsqu’on présente un texte, que ce soit un travail académique, un article scientifique ou un manuscrit, on vous demandera de le « justifier ». Pour ceux qui se demandent quelle est la différence entre un texte aligné à gauche, ce qui pourrait sembler naturel, et un texte justifié, la voici :
Ainsi, un texte justifié est considéré plus « propre » et c’est pourquoi il est généralement standard de présenter ses documents dans cet alignement.
Retrait
Le retrait à droite / gauche
La section Paragraphe comporte des icônes pour diminuer et augmenter le retrait d’un texte.
Augmenter le retrait : le retrait à gauche
En cliquant sur « Augmenter le retrait », votre paragraphe en entier va se déplacer vers la droite ( > ). La valeur par défaut du retrait est 1.25 cm (j’ignore quel est le standard pour les autres systèmes métriques).
Ce 1.25 cm est pertinent, puisqu’il correspond au retrait de première ligne standard, et c’est donc le retrait que l’on va normalement appliquer à un bloc de citation, dans le cas où vous avez une citation de plus de trois lignes.
Pour en savoir plus à ce sujet, je vous réfère à mon article « Comment citer avec des notes de bas de page : la méthode classique », qui explique entre autres quand l’emploi d’un bloc de citation est approprié.
Chaque fois que vous cliquez sur « Augmenter le retrait », le paragraphe se décale à droite de 1.25 cm de plus.
Diminuer le retrait : le retrait à droite
« Diminuer le retrait » devient utile si vous avez à revenir en arrière, c’est-à-dire si vous avez trop décalé votre paragraphe, puisqu’il est naturellement impossible de diminuer le retrait quand votre paragraphe débute à la marge.
À noter, vous pouvez définir manuellement la valeur de l’augmentation ou de la diminution du retrait dans les réglages avancés.
Retrait de première ligne
On arrive aux fonctions intéressantes qui sont malheureusement souvent laissées de côté par les personnes n’étant pas trop familières avec Word. Le retrait de première ligne, c’est le retrait appliqué à la première ligne d’un paragraphe, utilisé pour marquer le commencement d’un nouveau paragraphe. Sa valeur par défaut est 1.25 cm – comme pour les retraits à gauche et à droite – et, à moins de consignes particulières, cette valeur est généralement acceptée comme standard pour un retrait de première ligne.
Les gens n’emploient pas le retrait de première ligne en général – souvent parce qu’ils ignorent l’existence de cette fonction – et différencient plutôt leurs paragraphes avec un espace. Cela peut aller dans certaines circonstances, mais on ne vous laissera pas toujours le choix. Par exemple, pour un travail académique, la majorité des enseignants s’attendront à ce que vous utilisiez le retrait de première ligne.
Retrait suspendu
Le retrait suspendu est le contraire du retrait de première ligne : tout le paragraphe, excepté la première ligne, se décale à droite. La valeur par défaut est toujours 1.25 cm. Ce type de retrait est presque exclusivement employé pour la présentation de bibliographies [Exemple tiré des références de l’article « Les héroïnes hantées de Catherine Mavrikakis : la spectrale survivance dans Ça va aller et Le ciel de Bay City »].
Espacement
Interligne
L’interligne de votre texte peut être déterminé à travers un icône raccourci dans la section Paragraphe.
Les réglages offrent davantage d’option Interligne, mais il est rare que les options en dehors de Simple, 1.5 et Double doivent être utilisées. Pour cette raison, je ne les aborderai pas ici.
Le choix de l’interligne dépend de vos préférences ou des consignes reçues, mais il est important de noter que la plupart des professeurs préfèrent l’interligne double, car cela aère le texte – ce qui devient important quand vous corrigez des dizaines de copies et que les lignes semblent soudainement fusionner les unes dans les autres – et leur laisse de la place pour écrire leurs corrections le cas échéant.
Cela dit, j’aime définir mon interligne dans les réglages avancés, car je peux m’assurer d’avoir le bon interligne avec le bon espacement tout-de-go.
Espacement avant et après le paragraphe
Mise à part l’interligne, il est possible d’ajouter un espace avant ou après un paragraphe.
Vous me direz, pourquoi employer cette fonction quand on peut faire un espace soi‑même quand on le souhaite? Je vous répondrai que, une fois le réglage défini, l’espacement s’appliquera, lui, automatiquement. De plus, il est plus précis, puisque vous déterminez sa valeur manuellement. Ainsi, vous pouvez régler votre bibliographie pour qu’il y ait toujours un espace de 6 points (pt) entre les références. De même, vous pouvez vous assurer qu’il y a toujours le même espace après un titre / sous-titre, si bien qu’il y a toujours le même espace entre une titre / sous-titre et le paragraphe qui le suit.
Les espacements avant et après le paragraphe deviennent particulièrement pratiques quand on les utilise en conjonction avec l’outil « Reproduire la mise en forme », avec lequel vous pouvez sélectionner les éléments dans le texte que vous voulez qui aient une mise en forme / un espacement précis.