L’outil « Reproduire la mise en forme » est l’une des fonctions les plus utiles de Microsoft Word, mais aussi l’une des plus méconnues. Vous trouverez l’icône de cet outil dans l’onglet ACCUEIL, section Presse-papiers : il s’agit du petit pinceau.
Cet outil permet de « copier » la mise en forme d’un élément (couleur, gras, italique, type de police, taille de police, interligne, espace avant/après le paragraphe, retrait, alignement, puces, etc.) pour l’appliquer à un ou d’autres éléments. Voici comment procéder :
Reproduire la mise en forme pour un élément
Mettez votre curseur sur l’élément avec la mise en forme souhaitée, un clic sur l’icône et vous pourrez sélectionner un seul autre élément qui adoptera alors la mise en forme de l’élément de départ. Par exemple, si je clique sur un élément en italique bleu (Élément1), l’élément que je sélectionnerai subséquemment, probablement un mot, prendra la même forme : Élément2.
Reproduire la mise en forme pour plusieurs éléments
Faites un double-clic sur l’icône et vous pourrez sélectionner autant d’éléments que vous voulez, jusqu’à ce vous désactiviez le mode « Reproduction de la mise en forme ». Pour reprendre notre exemple précédent, cela veut dire que vous pourriez sélectionner plusieurs mots qui adopteront la mise en forme italique / bleu : Élément2, Élément3, Élément4, etc.
Reproduire la mise en forme des titres
L’outil est très pratique, parce qu’il réduit énormément le temps de mise en forme du texte et de mise en page du document. C’est particulièrement le cas en ce qui concerne les titres et sous-titres. Vous pouvez ainsi mettre en forme le premier sous-titre d’un texte [Titre 2] de la manière souhaitée (ex. gras, puce de format 1.), puis, à l’aide de l’outil « Reproduire la mise en forme », vous n’avez qu’à sélectionner tous les sous-titres de deuxième niveau pour qu’ils adoptent la même mise en forme que votre premier sous-titre. De plus, les numéros des puces se suivront automatiquement (2. ; 3. ; 4., etc.).
- Sous-titre 1
- Sous-titre 2
- Sous-titre 3
- Sous-titre 4
Reproduire la mise en forme d’un bloc de citation
Même chose pour les blocs de citation. Vous mettez en forme le premier (Interligne simple ; Retrait à gauche de 1.25 cm ; Espace avant le paragraphe de 6 pt ; Espace après le paragraphe de 6 pt), puis vous n’avez qu’à reproduire pour les autres citations longues suivantes.
Évidemment, vous pouvez reproduire la mise en forme de n’importe quel type d’élément, selon vos besoins. Il s’agit simplement ici de deux exemples (les titres et les citations) qui surviennent souvent lorsqu’on fait des travaux scolaires. Sinon, j’espère que cet article vous a fait voir combien l’outil « Reproduire la mise en forme » peut être utile et vous épargner du temps à l’étape de mise en page.