La tabulation, c’est ce que vous faites, entre autres, lorsque vous tapez la touche Tab de votre clavier ou si vous utilisez les icônes Diminuer et Augmenter le retrait. Le retrait qui s’applique est alors par défaut de 1,25 cm.
Cependant, ces deux façons de faire sont imprécises et n’exploitent en rien les possibilités offertes par le menu Tabulations dans Microsoft Word, d’où le présent didacticiel.
Règle
Pour utiliser la tabulation, je vous recommande l’affichage de la Règle si ce n’est pas déjà le cas.
Taquet
Vous pouvez appliquer un taquet, c’est-à-dire le symbole qui indique la position de votre retrait, en cliquant sur la règle. Par défaut, le taquet aura un alignement à gauche.
Menu Tabulations
En cliquant sur le taquet, vous pourrez ouvrir le menu Tabulations.
Position
Dans la section Position du menu, vous trouverez les « distances » de vos différents taquets. Dans l’exemple ci-dessus, j’ai cliqué sur la règle à la hauteur de 5,5 cm, créant ainsi un taquet. Vous pouvez cependant créer autant de taquets que vous le désirez. Cela est particulièrement utile lorsque vous voulez positionner plusieurs éléments à différents endroits sur une même ligne, le tout de manière précise et sans avoir à faire un million d’espaces.
Ensuite, lorsque vous utiliserez Tab, le curseur sautera directement d’un taquet à l’autre.
Effacer des taquets
Faites attention, une fois votre taquet créé, si vous faites Enter, la ligne qui apparaîtra à la suite comportera le même taquet. Si vous n’en voulez plus, vous pouvez le supprimer avec le bouton « Effacer ». Prenez garde alors, si vous avez plusieurs taquets, de sélectionner le bon taquet dans la section Position. Si vous avez plusieurs taquets et voulez vous en débarrasser, faites simplement « Effacer tout ». Cela effacera seulement les taquets de la ligne sur laquelle vous vous trouvez et non pas les autres dans le document.
Alignement
Gauche
Le taquet par défaut qui s’applique en cliquant sur la règle a un alignement à gauche. Il est évidemment le plus communément utilisé.
Droite
Le taquet d’alignement à droite prend la forme d’un L inversé.
En faisant Tab, votre curseur ira s’appuyer sur le taquet, puis le texte se développera dans le sens opposé, c’est-à-dire vers la gauche.
L’alignement à droite peut être pertinent, par exemple, lorsque vient le temps d’écrire une lettre. En haut de ladite lettre, vers la droite du document mais non acculé à la marge, on retrouve par convention la date d’envoi de celle-ci, parfois à une position précise déterminée par les normes de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si les normes vous dictent, par exemple, de positionner la date à 14,75 cm, c’est avec un taquet à droite que vous procéderez.
Centré
Le taquet d’alignement centré prend la forme d’un T à l’envers.
Le texte se centrera automatiquement par rapport à la barre du milieu du taquet. Un exemple d’usage courant du taquet centré est l’écriture du nom, sous la ligne de signature, d’un individu appelé à signer un document X.
Je ne m’attarderai par aux alignements « Décimal » et « Barre », car ils ne concernent qu’un usage spécifique de Microsoft Word, ce qui n’est pas pertinent dans le cadre de ce guide d’introduction à la tabulation.
Points de suite
Par défaut, un taquet adopte la mise en forme « Aucun » point de suite. Cela veut dire que si vous faites Tab, il n’apparaîtra aucun symbole à l’écran. Toutefois, de nombreuses personnes ignorent qu’il est possible de faire en sorte qu’il y ait effectivement des symboles au lieu d’un simple espace blanc. Les formats sont les suivants :
- Une suite de points ( ….. )
- Une suite de tirets ( —– )
- Une ligne ( ____ )
Un usage commun des points de suite se retrouve dans les tables des matières.
La ligne, d’autre part, peut être pratique, par exemple, si on veut créer une ligne de signature d’une longueur précise.
J’espère avoir été claire et être parvenue à vous montrer en quoi la tabulation dans Microsoft Word peut être utile. N’hésitez surtout pas à me poser des questions en commentaires si le besoin s’en fait sentir.