Pourquoi utilisez la table des matières de Microsoft Word?

Si vous allez dans l’onglet RÉFÉRENCES, vous verrez que le logiciel Microsoft Word vous offre l’option de créer une table des matières.

Vous vous demanderez peut-être en quoi cela est pertinent, puisque vous pouvez aisément faire votre propre table manuellement dans l’éventualité où votre travail académique (ou autre) en requiert une. Cela est tout à fait vrai, mais une table des matières réalisée manuellement doit être mise à jour manuellement, c’est-à-dire que vous devez aller changer l’ordre des sections, le nom des titres, les numéros de page, etc. à chaque fois que vous apportez une modification à votre document. Si votre travail ne fait que quelques pages, ce n’est pas très problématique. Cependant, si le nombre de pages, les sections et les titres se multiplient, cela devient vite pénible. Il suffit parfois que vous ajoutiez une ligne à votre section pour que celle-ci se termine sur une nouvelle page et que la prochaine section et toutes celles qui la suivent soient décalées. La numérotation de votre table devient alors obsolète. En utilisant la table des matières de Word, vous pouvez la mettre à jour automatiquement à chaque modification, prévenant ce problème. Cela est particulièrement intéressant si vous rédigez, entre autres, un long travail appelé à évoluer.

Mise en forme de la table des matières

Les modèles prédéfinis

Microsoft Word vous propose des modèles prédéfinis de table des matières, c’est-à-dire des tables générées automatiquement avec une mise en forme précise.

La table des matières personnalisée

Si ces modèles vous conviennent, tant mieux pour vous. Personnellement, je préfère créer une « Table des matières personnalisée » car cela me permet de choisir la mise en forme qu’elle prendra : la police de caractère, l’espacement entre les entrées, les caractères de suite, etc. Je peux ainsi formater ma table en fonction, par exemple, des demandes de mon enseignant(e).

Par défaut, vous noterez que les options « Afficher les numéros de page » et « Afficher les numéros de page à droite » sont cochées, puisqu’il s’agit du standard. À moins de directives contraires, cela va de soi.

Les caractères de suite

Les caractères de suite de base (et les plus fréquemment utilisés) sont les points (…..). Si vous choisissez ces caractères, il y aura donc une suite de points entre votre titre et le numéro de page. Sinon, vous avez la possibilité de choisir les tirets (—–), la ligne ( ____ ) ou « aucun » (pas de caractères).

Les formats

Dans la sous-section « Général », on vous offre différents formats : Classique, Soigné, Recherché, Moderne, Officiel et Simple. La boîte « Aperçu avant impression » vous donnera une idée du look de chacun des formats. Encore une fois, si l’un des formats vous convient, tant mieux. Pour ma part, je m’en tiens généralement au standard « Depuis modèle » pour ensuite modifier le style selon mes préférences ou les consignes reçues.

Modifier le style

Si vous cliquez sur « Modifier… » dans le coin, vous accéderez au menu Style. Dans le cadre du présent didacticiel, je ne rentrerai pas dans le détail des styles ni ne montrerai comment en créer. Je me contenterai de vous pointez l’aperçu du Corps de texte, dont la police est à 11 points et en Calibri par défaut. Cliquez sur « Modifier… » pour atteindre le menu Modifier le style.

Vous pourrez alors choisir la taille de vos caractères (le plus souvent, on vous demandera le 12 pt), le style de votre police (Calibri, Arial, Times New Roman, etc.), l’alignement du texte (pour un travail académique, on recommande le « justifié »), l’espacement entre les paragraphes (c.-à-d., entre les différents titres de la table des matières), etc. C’est ici que vous définissez votre table des matières comme vous la désirez. Et advenant que l’un des aspects de la mise en forme ne vous plaît pas, vous n’avez qu’à modifier votre style et mettre à jour votre table des matières pour changer automatiquement toute sa mise en forme.

Comment générer une table des matières à partir des niveaux hiérarchiques

Dans le menu de la Table des matières personnalisée, vous noterez qu’on affiche 3 niveaux par défaut, c’est-à-dire les Titre 1, Titre 2 et Titre 3 ou les titres de vos sections, leurs sous-titres et les sous-sous-titres. Par exemple :

Word vous permet d’afficher jusqu’à 9 niveaux hiérarchiques.

Cela dit, la question est : comment définit-on un élément comme un Titre 1 versus un Titre 2 ou un Titre 3. Comme j’ai déjà mentionné que je ne m’aventurerai pas dans la création de styles, je vous conseillerai ici d’utiliser le menu Paragraphe, dans lequel on trouve l’option « Niveau hiérarchique ». Si vous n’appliquez pas de style ou ne définissez pas de niveaux hiérarchiques, tout fait partie du « corps de texte ». Pour identifier un titre en tant que titre (vous savez que cet élément est votre titre de section, mais l’ordinateur ne le sait pas à moins que vous lui disiez), sélectionnez votre titre, puis allez dans le menu Paragraphe pour spécifier qu’il s’agit d’un élément de Niveau 1.

Faites la même chose pour vos sous-titres (Niveau 2) et sous-sous-titres (Niveau 3) si vous en avez. Tous ces éléments hiérarchiques seront ceux générés par Word dans votre table des matières, le tout en fonction du style que vous leur avez attribué.

Mise à jour automatique de la table des matières

Si vous cliquez sur la table des matières produite par le logiciel, elle sera « surlignée » en gris, ce qui témoigne qu’elle est liée au document.

Si vous changer un titre ou le déplacer ailleurs dans le document parce que vous avez décidé de changer une section de place, vous n’avez alors qu’à faire un clic-droit sur votre table des matières, puis à « Mettre à jour les champs ».

Word vous demandera ensuite si vous souhaitez « Mettre à jour les numéros de page uniquement » ou « Mettre à jour toute la table ».

Dans le doute, je préfère toujours mettre à jour la table entière, ce qui inclut de toute façon les numéros de page.

Un exemple concret de l’utilité de la table des matières Word

Prenons l’exemple de mon INDEX DES CITATIONS. Les citations sont classées par ordre alphabétique des auteur(e)s. Cela veut dire que je ne me contente pas d’ajouter les citations d’un ouvrage à la fin du document, mais que je les incorpore dans l’ensemble en fonction du nom de famille de leur auteur(e). Mon index est ainsi appelée à se modifier drastiquement à chaque fois que j’insère des citations, les numéros de page suivant la nouvelle entrée devenant désuets. Mais je n’ai pas à aller vérifier tous les numéros de page un par un pour ensuite les changer dans ma table.

Si j’ajoute mes nouvelles citations sous un titre que je définis comme Niveau 1, par exemple « ALEXIEVITCH, Svetlana, La supplication »…

… je n’ai qu’à mettre à jour ma table des matières. « ALEXIEVITCH, Svetlana, La supplication » apparaîtra dans ma table avec le numéro de page correspondant à son emplacement dans le document et les numéros de page des autres entrées se mettront à jour automatiquement en fonction de leur nouvelle place dans le document. Mon Index des citations n’est peut-être pas une table des matières dans le sens traditionnel du terme, mais cet exemple montre bien comment le fait d’utiliser la table générée par le logiciel Microsoft Word me permet de sauver du temps. J’espère que ce didacticiel vous permettra de même de gagner du temps.