Parce que j’ai été formée à la rédaction de lettres professionnelles dans le cadre de mes études en secrétariat, j’ai traité dans un précédent article de la mise en page des composantes d’une lettre. Cela dit, il y a quelques particularités à prendre en compte si votre lettre fait plus d’une page. En voici quelques-unes.
Si votre lettre est rédigée avec un papier à en-tête, il n’y a que la première page qui doit utiliser ce papier. La deuxième page (et les pages suivantes le cas échéant) est imprimée sur des feuilles « normales » sans en-tête.
Dans le pied de page de la première page, alignée sur la marge de droite, vous indiquez la mention « …2 » pour signaler que le texte se poursuit sur la page suivante. Vous faites de même s’il y a plus de deux pages. Autrement dit, sur la deuxième page, il y aurait la mention « …3 » pour annoncer la troisième page et ainsi de suite.
Dans l’en-tête de la deuxième page et des pages subséquentes, indiquer le nom du destinataire (s’il est connu) sur la marge de gauche, le numéro de la page au centre et la date de l’envoi de la lettre sur la marge de droite. Votre en-tête ressemblera alors à ceci :
Cette mise en forme est facilement réalisable avec des taquets d’alignement. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les en-têtes et pieds de page ou l’utilisation des taquets dans Microsoft Word, voir mes articles sur le sujet.
Si votre lettre fait plus d’une page, il est conseillé que la dernière page ne contienne pas que la salutation et la signature. Si c’est le cas, vous avez deux choix : 1) couper dans le corps de texte pour enlever la page supplémentaire ; 2) décaler un paragraphe sur la dernière page avec un saut de page. Si vous ne savez pas comment faire, voir mon « Petit guide pour utiliser les sauts de page » dans Microsoft Word.
Enfin, éviter de couper un paragraphe en deux, c’est-à-dire qu’il commence sur une page et se termine sur une autre. Si vous le faites malgré tout, assurez-vous qu’il y ait plus d’une ligne sur une page de même que sur l’autre page.
Il est important de savoir que les recommandations que je vous fais ci-dessus concernant la mise en page d’une lettre de plus d’une page ne sont que des normes. Cela signifie qu’elles ne sont pas coulées dans le béton. Certaines entreprises peuvent avoir des règles différentes. Par exemple, je sais que toutes les institutions ne suivent pas la norme présentée ici relativement aux en-têtes et pieds de page. Vous devez donc vous informer au préalable des normes de rédaction de l’entité à laquelle vous écrivez.