Lorsque vous écrivez quelque chose dans une en-tête ou un pied de page, le logiciel Microsoft Word reproduira automatiquement cette écriture dans chaque en-tête / pied de page de votre document. Jusque-là, tout va bien. Mais que faites-vous si vous ne voulez pas la même en-tête dans tout le document? Si certaines pages ne doivent pas avoir de pied de page? Si vous devez utiliser la tabulation? Etc. Ces questions sont justement la raison pour laquelle j’ai décidé de créer ce petit guide.
Le menu des en-têtes et pieds de page
Dans l’onglet INSERTION, section En-tête et pied de page, vous trouverez les icônes pertinents :
Pour plus simplement « entrer » dans le menu OUTILS EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE, il suffit de double-cliquer dans la marge du haut ou celle du bas.
Les modèles préformatés
Dans la première section de ce nouveau menu, vous constaterez « sous » les icônes En-tête et Pied de page qu’il existe des modèles préexistants. Personnellement, je n’en recommande pas l’utilisation, puisque 1) faire sa/son propre en-tête/pied de page est relativement simple et 2) les modèles offerts sont plutôt inintéressants.
En ce qui me concerne, jamais un travail scolaire ou professionnel ne m’a demandé d’utiliser un modèle « à bandes » ou « Austin ». C’est pourquoi je ne m’attarderai pas aux modèles préformatés dans cet article.
La section Position
On retrouve la section Position dans le menu OUTILS EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE. Par défaut, la position du contenu dans l’en-tête et le pied de page est définie à 1,25 cm.
Mais avant d’aller plus loin, il faut savoir ce que l’on entend par « position ». Dans le cas présent, il faut comprendre : la position du contenu dans l’en-tête ou le pied de page par rapport au bord du document (en haut pour l’en-tête ; en bas pour le pied de page). Quand est-ce qu’il peut être utile de changer cette position? Quand vous trouvez que le contenu de votre en-tête / pied de page et celui de votre page elle-même est trop rapproché.
Il devient alors pertinent de décaler le contenu de l’en-tête vers le haut ou celui du pied de page vers le bas afin que la démarcation entre l’un et l’autre soit plus évidente. Ainsi, si je « diminue » la position de 1,25 cm à 1 cm, je vais voir le contenu de mon en-tête « remonter » et donc s’éloigner du contenu de la page. Si j’« augmente » la position (par ex., de 1,25 cm à 1,4 cm), le contenu de l’en-tête, au contraire, se rapprochera du contenu de la page.
Évidemment, le même principe s’applique au pied de page.
La tabulation standard dans les en-têtes et pieds de page
Par défaut, lorsque l’on « ouvre » l’en-tête et/ou le pied de page, le logiciel a déjà appliqué les taquets suivants :
- Un taquet à alignement centré au centre du document
- Un taquet d’alignement à droite acculé sur la marge droite du document
C’est parce que ce sont les taquets les plus susceptibles d’être utilisés : si l’alignement standard à gauche ne vous convient pas, il est vraisemblable que vous voudrez soit centré votre contenu soit l’aligner complètement à droite de votre document. Par exemple, dans un curriculum vitae, il est de coutume de rappeler son nom et son numéro de téléphone principal dans le pied de page (surtout si votre CV fait plus d’une page) afin de faciliter l’accès à ces informations capitales à votre éventuel employeur. Le plus souvent, ces informations seront alignées à droite.
Si vous ne voulez que faire l’un ou l’autre, vous pouvez facilement utiliser les icônes d’alignement de la section Paragraphe.
Toutefois, si vous voulez faire l’un et l’autre, c’est-à-dire mettre un contenu X au centre en plus d’un autre contenu Y à droite, vous devez alors recourir à la tabulation. Il se peut par exemple qu’on vous demande, dans la présentation de votre manuscrit littéraire, d’inscrire en en-tête ou en pied de page 1) le titre du livre ; 2) le titre du chapitre et 3) le numéro de la page. Dans un tel cas, il se peut que votre en-tête / pied de page ressemble à ceci :
Si vous avez besoin d’une en-tête et/ou un pied de page personnalisé(e) requérant ainsi un usage non-standard de la tabulation, je vous recommande mon guide « Utiliser la tabulation dans Microsoft Word ».
La pagination
L’une des utilisations évidentes des en-têtes et pieds de page concerne la pagination de vos documents Word. Si vous lisez cet article à cette fin, je vous conseille d’aller lire directement mon article « Numéroter les pages de vos documents Microsoft Word ».
Les pages sans en-tête et/ou pied de page
Première page différente
Par défaut, l’en-tête et/ou le pied de page se reproduit dans toutes les pages du document. Toutefois, si vous avez une page de présentation – pour votre manuscrit, un travail académique ou autres – vous ne voulez pas que cette page comporte d’en-tête / pied de page. Il vous suffit alors de cocher « Première page différente » dans les Options du menu OUTILS ET EN-TÊTE ET PIEDS DE PAGES.
Les pages différentes au reste du document
Si la page qui ne doit pas avoir d’en-tête / pied de page n’est pas la première (par ex., dans le cas d’une bibliographie ou d’annexes), vous devez alors utiliser un saut de section.
Une fois la page / section déliée du reste du document en désactivant « Lier au précédent », vous pourrez supprimer le contenu de l’en-tête / pied de page sans affecter les en-têtes / pieds de page du reste du document.
Si vous êtes plus ou moins familier avec les sauts de pages, dont notamment le saut de section, je m’y attarde plus longuement dans mon « Petit guide pour utiliser les sauts de page ».
Il s’agit des bases que je souhaitais couvrir en ce qui concerne les en-têtes et pieds de page dans Microsoft Word. Le présent guide se complète bien avec les didacticiels sur la pagination, sur la tabulation et sur les sauts de pages. Si vous avez des interrogations supplémentaires, n’hésitez pas à m’en faire part dans la section des commentaires.