En plus d’un diplôme d’études collégiales en Sciences humaines et d’un baccalauréat en littératures de langue française, je possède un diplôme d’études professionnelles en secrétariat. J’ai donc été spécifiquement formée, entre autres choses, à la rédaction de lettres professionnelles. C’est en cette qualité que je vous fais part de quelques normes pour la mise en page de tels documents.
La mise en page générale d’une lettre professionnelle
La police de caractère
Ce n’est pas le temps d’écrire dans une police de caractère jolie mais pas toujours bien lisible. On y va avec les classiques : Times New Roman, Calibri ou Arial.
La taille de caractère courante est 12, mais vous pouvez grossir à 14 si votre lettre a peu de contenu.
L’italique
Ne mettez pas tout le texte en italique pour faire « comme si » c’était une lettre manuscrite : 1) vous aurez l’air de quelqu’un qui veut trop en faire ; 2) le cerveau humain prend davantage de temps à traiter les caractères en italique.
Les marges
Généralement, les marges standards conviennent très bien (2,54 cm pour le haut et le bas; 3,17 cm pour la gauche et la droite).
Cela dit, si vous voulez gagner de l’espace, vous pouvez pousser jusqu’à des marges de 2,5 cm sur tous les côtés.
L’alignement vertical
La lettre doit être centrée verticalement. Ce faisant, le contenu se centre automatiquement sur la page peu importe le nombre de lignes utilisées.
Si vous ne comprenez pas bien ce que je veux dire, testez-le en suivant la procédure ci-dessous :
- Onglet MISE EN PAGE
- Section Mise en page
- Cliquez la flèche du coin en bas à droite pour atteindre la fenêtre de Mise en page
- Onglet Disposition
- Section Page
- Alignement vertical
- Sélectionnez « Centré »
Les retours
- 2 retours entre l’entête et la date
- 4 retours entre la date et l’adresse
- 1 retour entre l’adresse et l’objet
- 1 retour entre l’objet et l’appel
- 1 retour entre les paragraphes de la lettre
- 4 retours entre la salutation et la signature
- 1 retour entre la signature les mentions (p.j., c.c., P.-S.)
- 1 retour entre les différentes mentions
On peut diminuer le nombre de retours entre la date et l’adresse ou entre la salutation et la signature au besoin, par exemple si on veut que la lettre ne fasse qu’une page.
Les éléments de la lettre
L’entête
Si vous écrivez au nom d’une entreprise, utilisez cet entête.
Si vous écrivez en votre nom, votre nom et votre adresse font office d’entête.
La date
La date est toujours précédée de « le », écrite au long et suivie d’une virgule.
Le 12 juillet 2019,
Certains ajoutent la ville d’où la lettre est rédigée (par ex., selon l’adresse de votre entreprise ou la vôtre).
Montréal, le 12 juillet 2019,
La date peut être alignée sur la marge de gauche ou décalée par un taquet d’alignement à gauche placé à 9 cm/3.54 po (ou autre distance selon les normes que vous suivez).
Si vous ignorez ce qu’est un taquet, voir mon article sur la tabulation dans Microsoft Word.
L’adresse
Soyons bien clair, il ne s’agit pas ici de votre adresse, mais de celle de la personne à qui vous expédiez la lettre.
Elle doit prendre la forme suivante en ce qui concerne les normes au Québec :
À noter, il y a deux espaces entre la province et le code postal.
L’objet
L’objet est introduit ainsi : « Objet : ». Il y a un espace entre le mot « objet » et le deux-points (:). Si vous ne mettez d’espace, vous suivez les normes anglophones plutôt que francophones.
Le plus souvent, on met l’objet en gras.
Il est aligné à gauche ou centré selon votre préférence ou les normes spécifiques auxquelles vous adhérez.
En ce qui concerne le sujet de votre objet, il vaut mieux qu’il ne soit pas trop long et straight-to-the-point.
L’appel
Si vous écrivez à un homme, « Monsieur » au long suivi d’une virgule : « Monsieur, »
Si c’est une femme, même chose avec « Madame » : « Madame, ».
Si vous écrivez à une entité sans savoir à qui spécifiquement adressez votre lettre, la convention veut que l’on inclut les deux sexes : « Monsieur, Madame, ».
Le corps de la lettre
Évidemment, son contenu varie en fonction de la nature de la lettre que vous rédigez. En ce qui concerne la mise en forme du texte :
- Alignement de paragraphe justifié
- Pas de retrait de première ligne au début des paragraphes
Si vous ne savez pas de quoi je parle ici, voir mon article sur la mise en forme de paragraphes.
La conclusion
En gros, vous répétez succinctement la raison pour laquelle vous avez rédigé votre lettre en variant un peu la formulation.
La salutation
Si la conclusion est relativement courte, la salutation peut être jointe à la fin de cette dernière plutôt que d’être séparée en un autre paragraphe.
La salutation répète toujours l’appel du début de la lettre, c’est-à-dire que si vous commenciez d’un « Monsieur », celui-ci devra être mentionné ici aussi. Même chose pour avec le « Madame » ou, si vous écrivez sans connaître le destinataire, le « Monsieur, Madame ». Dans un exemple concret, cela donne :
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, Madame, mes salutations distinguées.
La signature
En général, vous voulez mettre quatre retours entre le contenu de la lettre et votre nom, mais vous pouvez réduire cet espace au besoin, par exemple pour que le tout rentre dans une page.
Si vous possédez un titre quelconque, mentionnez-le. Votre signature peut alors prendre les formes suivantes :
Prénom Nom, titre
ou
Prénom Nom,
titre
La signature peut être alignée sur la marge de gauche ou décalée par un taquet d’alignement à gauche placé à 9 cm/3.54 po (ou autre distance selon les normes que vous suivez), comme pour la date.
La mention de pièce(s) jointe(s)
Si votre lettre est jointe à un ou d’autres documents, ils doivent être indiqués dans une mention pièce jointe « p.j. ».
L’abréviation est suivie du nom de la pièce en question. Par exemple, une lettre de présentation est généralement accompagnée d’un CV. Cela sera indiqué ainsi :
p.j. Curriculum vitae
Pour plus d’une pièce jointe, nommez les pièces jointes sur des lignes séparées, mais ne pas répéter le « p.j. ». Qui plus est, prendre soin d’aligner les différents noms des pièces pour la présentation.
Vous pouvez faire cela à l’aide d’un taquet de tabulation.
Si vous avez plusieurs pièces jointes, vous pouvez simplement indiquer leur nombre entre parenthèses.
p.j. (4)
La mention de pièce jointe est alignée sur la marge de gauche.
La mention de copie conforme
Si vous envoyez une copie de votre lettre à quelqu’un d’autre, vous devez l’indiquer en « c.c. » en nommant la personne qui recevra une copie, précédée d’un M. ou Mme et suivi de son titre le cas échéant.
c.c. M. Prénom Nom, directeur
c.c. Mme Prénom Nom, chef de département
S’il y a plus d’une personne en c.c., aligner les différents noms de la même manière que pour les pièces jointes.
La mention de copie conforme est alignée sur la marge de gauche.
La mention post-scriptum
Si vous avez un commentaire à ajouter qui ne s’insère pas dans le contenu de la lettre, vous utilisez une mention post-scriptum indiquée par un « P.-S. – ».
Si votre note fait plus d’une ligne, assurez-vous d’aligner les lignes subséquentes sur la première, de la même façon que pour les pièces jointes et les copies conformes.
La mention post-scriptum est alignée sur la marge de gauche.
Évidemment, les normes de présentation d’une lettre professionnelle peuvent varier en fonction du pays où vous vous trouvez ou des entreprises à qui vous vous adressez. C’est pourquoi il est toujours important de s’informer à savoir si l’entité à qui vous écrivez possède des règles de rédaction spécifiques (p. ex., s’il existe un guide en ligne, des modèles à suivre), auquel cas je vous recommande vivement de les adopter puisque cela démontre que vous avez pris le temps de bien vous renseigner. De plus, d’autres éléments peuvent s’ajouter à une lettre (p. ex., la mention d’acheminement, la mention de transmission confidentielle, les références), mais il s’agit ici des composantes qui vous serviront davantage dans le cas d’une lettre rédigée en votre propre nom (à l’opposé d’une lettre rédigée au nom de l’entreprise pour laquelle vous travailleriez). Enfin, si votre lettre fait plus d’une page, il y a quelques particularités en prendre en considération.